Privacy statement
Uw privacy is voor ons heel belangrijk. In ons privacy statement hierna leest u hoe we omgaan met uw persoonlijke gegevens.
Pensioenfonds Notariaat verzamelt en verwerkt persoonsgegevens om de pensioenregelingen uit te kunnen voeren, maar ook om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen en om onze diensten te kunnen verbeteren. Neemt u verplicht deel aan een pensioenregeling bij Pensioenfonds Notariaat, dan moeten wij hiervoor, op grond van de wet, gegevens van u en van andere partijen ontvangen. Is uw werkgever vrijwillig aangesloten bij het fonds, dan is deze verplichting contractueel vastgelegd.
De regels voor het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wetgeving wordt nageleefd. Pensioenfonds Notariaat voldoet aan de eisen van de AVG.
Afhankelijk van uw situatie ontvangen wij van de volgende partijen gegevens over u en/of uw dienstverband:
- Basisregistratie Personen (BRP)
- (voormalige) werkgever(s)
- Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
- Kamer van Koophandel (KvK)
- andere pensioenuitvoerders
Afhankelijk van uw situatie verwerken wij de volgende (bijzondere) (persoons)gegevens:
- voor- en achternamen
- geslacht
- geboortedatum
- Burgerservicenummer (BSN)
- adresgegevens
- telefoonnummer
- e-mailadres
- pensioennummer
- financiële gegevens (zoals bankrekeningnummer en betaalwijze)
- burgerlijke staat
- gegevens over uw (voormalige) dienstverband(en)
- salaris
- aanspraken / pensioenrecht
- indicatie gemoedsbezwaard
- biometrische gegevens, als u een kopie van uw identiteitsbewijs heeft verstrekt
- gegevens over arbeidsongeschiktheid
- gegevens over uw partner en uw kinderen
- gegevens uit rechtstreeks contact
- overige (persoons)gegevens die u actief verstrekt in correspondentie en telefonisch
- IP-adres
- internetbrowser en apparaat type
- gegevens over uw activiteiten op onze website
- voorkeurstaal en kanaalvoorkeur (digitaal of schriftelijk)
Pensioenfonds Notariaat is wettelijk verplicht om de pensioenregelingen uit te voeren. Om dit op de juiste wijze te kunnen doen verwerken we uw (persoons)gegevens voor de volgende doeleinden:
- uitvoering van wet- en regelgeving voor pensioenen en uitkeringen
- vaststellen van de hoogte van en uitbetaling van pensioenaanspraken en -uitkeringen
- berekenen, vastleggen en innen van premies bij werkgevers en ondernemers
- behandelen van verzoeken, klachten en geschillen
- voorkoming van fraude
- onderzoek / statistische analyses naar imago en klanttevredenheid ten aanzien van communicatie, beleidskeuzes en activiteiten van het fonds, evenals naar het bezoekersgedrag op de website en digitale portalen om vast te stellen welke verbeteringen/wijzigingen gewenst zijn
Adequate communicatie met u als deelnemer over uw pensioenregeling en ontwikkelingen/gebeurtenissen die hierop (mogelijk) invloed hebben, uw (opgebouwde) pensioen en uw pensioenfonds. Hiervoor worden diverse communicatiemiddelen ingezet, zowel digitaal als schriftelijk.
Pensioenfonds Notariaat deelt uw persoonsgegevens met verschillende andere partijen indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de pensioenregelingen en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met partijen die uw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Op die manier zorgen wij voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Pensioenfonds Notariaat blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Uw gegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.
De uitvoering van de pensioenadministratie heeft Pensioenfonds Notariaat uitbesteed aan TKP Pensioen B.V. (TKP). TKP beschikt daarom over uw (persoons)gegevens. Pensioenfonds Notariaat heeft met TKP afspraken gemaakt over de wijze waarop TKP met uw gegevens om gaat, met wie zij uw gegevens mogen delen en hoe TKP uw gegevens moet beveiligen. Uw gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van TKP voor zover dat voor hun functie noodzakelijk is. TKP zorgt ervoor dat derden geen toegang hebben tot uw persoonsgegevens.
Om de pensioenadministratie van Pensioenfonds Notariaat goed uit te kunnen voeren maakt TKP gebruik van verschillende partijen die afhankelijk van uw situatie uw persoonsgegevens ontvangen (subverwerkers). TKP zorgt bij deze subverwerkers voor minimaal het beveiligingsniveau zoals afgesproken met Pensioenfonds Notariaat.
De partijen waarmee uw (persoons)gegevens gedeeld kunnen worden, zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:
- toezichthouders
- overheidsinstanties
- uitkeringsinstanties
- incasso-/debiteurenpartijen
- herverzekeraars
- (voormalige) werkgever(s) en hun gemachtigden
- mailingverwerkers/drukkerijen
- archiefopslagen
- controlepartijen voor bijvoorbeeld het uitvoeren van looncontroles
- ICT database/websitebeheer- en onderhoudsbedrijven
- IT securitybedrijven
- onderzoekspartijen
- accountants/actuariskantoren voor assurancedoeleinden
- pensioenuitvoerder en andere pensioenuitvoerders
Let op: als u als werkgever of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, bent u volgens de AVG verplicht om uw medewerkers hierover te informeren.
Pensioenfonds Notariaat bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. Omdat Pensioenfonds Notariaat te maken heeft met langlopende pensioenverplichtingen kan dat een hele lange periode zijn. Wij bewaren uw persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de pensioenregelingen in ieder geval tot het verstrijken van 25 jaren na het einde van uw recht op pensioen. Als wij uw gegevens niet meer nodig hebben, dan verwijderen wij de gegevens.
In e-mails gebruiken we tracking pixels en tracking URL’s voor algemene nieuwsbrieven met pensioeninformatie, gerichte e-mails om doelgroepen te activeren om een specifieke actie te ondernemen, uitnodigingen voor bijeenkomsten en oproepen om deel te nemen uit onderzoeken. Een tracking pixel is een elektronisch bestand (grootte normaal 1 pixel x 1 pixel) dat we in onze e-mails plaatsen. Hierdoor zien we of een e-mail geopend wordt en de datum en tijd waarop dit is gedaan. Een tracking URL verwijst via een tussenstap door naar een webpagina. Door tracking URL’s te gebruiken zien we of er op een link geklikt wordt en de datum en tijd waarop de link is geopend. Deze gegevens analyseren we om inzicht te krijgen in de effectiviteit van onze communicatie. Op basis van dit inzicht optimaliseren we onze communicatie en zorgen we ervoor dat deze persoonlijk en relevant is voor ontvangers. We gebruiken het e-mailadres van de ontvanger om effectiviteit van onze communicatie aan een doelgroep te relateren. Gegevens die via de tracking pixels en tracking URL's worden verzameld worden maximaal [drie] jaar bewaard. Daarnaast leggen het IP-adres drie weken vast om ongewenst verkeer te voorkomen. We verwerken deze gegevens wel, maar analyseren deze niet op persoonsniveau.
Pensioenfonds Notariaat kan telefoongesprekken opnemen. Deze opnames worden onder andere gebruikt voor trainings- en coachingsdoeleinden, maar ook voor onderzoek naar verdachte opdrachten en transacties of voor de bestrijding van fraude. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden. Binnen de bewaartermijn heeft u recht op een weergave van het telefoongesprek.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien en te rectificeren. In bepaalde gevallen kunt u ons daarnaast vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, uw gegevens te wissen of om uw gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Intrekken toestemming
Om de pensioenregelingen goed uit te kunnen voeren, hebben wij bepaalde persoonsgegevens uiteraard nodig. Dit geldt echter niet voor alle gegevens die wij verwerken. U kunt ons daarom vragen om uw gegevens voor bepaalde situaties niet meer te gebruiken. Bijvoorbeeld indien u niet wilt dat wij u bellen of e-mailen of indien u een belangrijke persoonlijke reden heeft waardoor wij uw gegevens niet mogen gebruiken.
U kunt een verzoek tot inzage, rectificatie, beperking, verwijdering of overdracht sturen naar deelnemer@pensioenfondsnotariaat.nl. Dit e-mailadres kunt u ook gebruiken om uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens in te trekken. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Zorg er ter bescherming van uw privacy voor dat op deze kopie de pasfoto(‘s), MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), documentnummer(s) en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar zijn gemaakt. Pensioenfonds Notariaat reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.
Klachtrecht
Indien Pensioenfonds Notariaat niet voldoet aan uw verzoek tot inzage, rectificatie, beperking, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens, dan kunt u hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht uw klacht niet naar tevredenheid worden opgelost, dan kunt u hiertegen in beroep te gaan bij de rechter.
Uw gegevens zijn uw eigendom. Daarom gaat Pensioenfonds Notariaat zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om en verwerken wij die persoonsgegevens volgens de eisen van de geldende privacywetgeving. Pensioenfonds Notariaat neemt passende veiligheidsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van gegevens tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
U kunt ons bereiken via:
Website: www.pensioenfondsnotariaat.nl
Telefoonnummer: (050) 582 98 58
Bezoekadres: Europaweg 27, 9723 AS Groningen
Postadres: Postadres 501, 9700 AM Groningen
Pensioenfonds Notariaat maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt geplaatst wanneer u de website raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de website. Lees meer over cookies in ons cookiebeleid.
Pensioenfonds Notariaat behoudt zich het recht voor de privacyverklaring te wijzigen. Elke verandering wordt op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan om de privacyverklaring met regelmaat te lezen.
We zijn bekend met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 met implicaties voor de doorgifte van persoonsgegevens. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen ondervangen. We hebben privacy zeer hoog in het vaandel staan en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Als we een passende oplossing hebben, zullen we u hierover informeren via deze privacyverklaring. Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op, via de contactgegevens in deze privacyverklaring.
Deze pagina is voor het laatst opgemaakt op 16 mei 2023.